Gestión de contratos: todo lo que necesitas saber

Si hay una actividad que toda empresa necesita hacer es generar contratos. Asiento con socios comerciales, proveedores, colaboradores, incluso si eres el propietario del taller. Pero no todas las empresas gestionan bien estos documentos y aquí es donde empiezan a surgir los problemas.

Descuidar estos pasos o no completarlos correctamente puede provocar pérdidas económicas, multas y procedimientos legales. Los contratos tienen un ciclo de vida y, por lo tanto, es necesario monitorearlos y revisarlos con frecuencia o, eventualmente, reajustarlos o rescindirlos.

Preparamos este artículo para quienes quieran entender un poco más sobre este tema que parece sencillo, pero que podría ser más complejo de lo que imaginas.

Buena lectura.

El ciclo de vida de los contratos.

Un contrato es cualquier documento con valor jurídico en el que se combinan las obligaciones y derechos tanto del solicitante como del proveedor en una transacción comercial. Y, por tanto, el contrato tiene un ciclo de vida.

• Negociación o precontratación: Esta es la fase en la que las partes involucradas debaten y llegan a un acuerdo sobre lo que contendrá el documento. Una vez que esta conversación preliminar genera consenso, se redacta el contrato.
• Contratación: Aquí es cuando se aprueba y firma el contrato. A partir de este momento entra en vigor.

• Ejecución:En esta etapa, los términos del contrato se cumplen de acuerdo con los derechos y obligaciones de cada parte. Puede ser necesario incluir revisiones y adiciones al documento.
• Cierre: Cuando los contratos llegan a su fin, llega el momento de revisarlos para comprobar si hay obligaciones u obligaciones que no se cumplen. Si hay asuntos pendientes hay que renegociarlos y cumplirlos, de lo contrario se puede cerrar el contrato.

¿Por qué entonces la gestión de contratos?

Es necesario seguir todas las etapas de un contrato descritas anteriormente para que no surjan problemas que requieran una gran atención día a día.

Al gestionar contratos, es posible anticipar y minimizar posibles daños al negocio evitando daños, por ejemplo mediante la renegociación de cláusulas o términos antes de que se apliquen sanciones.

Además, permite a la empresa organizarse financieramente y en relación a los puntos de entrega/recepción de mercancías, reducir la posibilidad de pérdidas financieras, pudiendo incluso encargarse de aumentar la rentabilidad, reduciendo la apertura de acciones legales, lo que promueve una mayor seguridad y legalidad. soporte para el negocio y puede crear un ambiente organizacional más sano y eficiente, que ahorra tiempo de trabajo y proporciona una mejor relación entre proveedor y contratista.

¿Cómo utilizar la gestión de contratos?

Para tener control sobre los detalles de lo que sucede es necesario tener una visión de todo. La forma más sencilla de hacerlo es concentrar la información en un solo lugar, facilitando la visualización de cada etapa del contrato, sus pendientes, sus plazos y el porcentaje de obligaciones y obligaciones cumplidas.

IContract, por ejemplo, es un módulo de administración de contratos nativo para SAP Business One. Es posible seguir cada etapa en detalle, controlar próximas emisiones, añadir revisiones y modificaciones contractuales e incluso realizar cancelaciones parciales o totales tanto con clientes como con proveedores.

Si tienes más consejos sobre cómo optimizar la gestión de tus contratos o de tus clientes, puedes hacerlo con nosotros.