Se tem uma atividade que toda empresa precisa fazer é gerir contratos! Seja com parceiros comerciais, fornecedores, colaboradores, seja, até mesmo, o do aluguel de seu escritório. Mas nem todas as empresas fazem um bom gerenciamento desses documentos e é aí que os problemas começam a surgir.
Negligenciar as etapas ou não as cumprir adequadamente pode gerar perdas financeiras, multas e processos judiciais. Os contratos têm um ciclo de vida e, justamente por isso, precisam ser monitorados e revisitados com frequência ou, eventualmente, reajustados ou encerrados.
Preparamos esse artigo para você que deseja entender um pouco mais sobre esse tema que parece simples, mas pode ser mais complexo do que se imagina.
Boa leitura!
O ciclo de vida dos contratos
Contrato é todo documento com valor legal em que estão acordadas as obrigações e direitos tanto do solicitante quanto do fornecedor em uma transação comercial. E, por isso mesmo, o contrato possui um ciclo de vida.
- Negociação ou pré-contratação: é a fase em que as partes envolvidas debatem e chegam a um acordo sobre o que constará no documento. Assim que essa conversa prévia gera um consenso, o contrato é redigido.
- Contratação: é quando o contrato está aprovado e é assinado. A partir deste momento, ele está em vigor.
- Execução: nesta etapa, os termos do contrato são cumpridos de acordo com os direitos e obrigações de cada parte. Pode ser necessário incluir revisões e aditivos ao documento.
- Encerramento: quando os contratos chegam ao fim, é a hora de revisá-los para verificar se há alguma obrigação ou dever ainda não cumpridos. Se houver pendências, elas precisam ser renegociadas e cumpridas; se não, o contrato pode ser encerrado.
Por que, então, fazer a gestão de contatos?
Todas as etapas de um contrato descritas anteriormente precisam ser acompanhadas para que nenhum problema ocorra, demandando grande atenção no dia a dia.
Ao fazer a gestão de contratos, é possível antecipar e minimizar possíveis riscos para o negócio, evitando prejuízos, por exemplo, através da renegociação de cláusulas ou prazos antes das penalizações serem aplicadas.
Além disso, permite que a empresa se organize financeiramente e em relação a prazos de entregas/recebimentos de mercadorias; reduz a chance de prejuízos financeiros, podendo, inclusive, ser responsável por aumentar a lucratividade; reduz a abertura de ações judiciais, o que promove mais segurança e respaldo jurídico ao negócio; e pode criar um ambiente organizacional mais saudável e eficiente, já que possibilita a economia de tempo de trabalho e proporciona uma relação melhor entre fornecedor e contratante.
Como otimizar a gestão de contratos?
Para que se tenha controle dos detalhes do que está acontecendo, é preciso ter a visão do todo. E o modo mais simples de fazer isso é concentrando as informações em um único lugar, facilitando a visualização de cada etapa do contrato, suas pendências, seus prazos e a porcentagem de obrigações e deveres cumpridos.
O ContractPlus, por exemplo, é um módulo de gerenciamento de contratos nativo para SAP Business One. Nele, é possível acompanhar cada uma das etapas detalhadamente, controlar as pendências seguintes, acrescentar revisões e aditivos contratuais, e, inclusive, realizar distratos parciais ou totais tanto com clientes quanto com fornecedores.
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