Gestión de contratos: Todo lo que usted necesita saber

Si hay una actividade que toda empresa necesita hacer es generar contratos. Sea con asociados comerciales, proveedores, colaboradores, aunque sea el alquiler de la oficina. Pero ni todas las empresas hacen una buena gerencia de estos documentos y es aqui que los problemas comienzan a surgir.

Negligenciar las etapas o no cumplirlas adecuadamente puede generar pérdidas financieras, multas y procesos judiciales. Los contratos tienen un ciclo de vida y, justo por esto, necesitan ser monitorizados y re-visitados con frecuencia o, eventualmente, reajustados o terminados.

Preparamos este artículo para usted que desea entender un poco más sobre este tema que parece simple, pero puede ser más complejo de lo que se imagina.

Buena lectura.

El ciclo de vida de los contratos

Contrato es todo documento con valor legal en que están combinadas las obligaciones y derechos tanto del solicitante como del proveedor en una transacción comercial. Y, por esto mismo, el contrato posee un ciclo de vida.

• Negociación o pre-contratación: es la fase en que las partes involucradas debaten y llegan a un acuerdo sobre lo que constará en el documento. Así que esta conversación previa genera un consenso, el contrato es redactado.
• Contratación: es cuando el contrato está aprobado y es firmado. A partir de este momento, el mismo entra en vigor.

• Ejecución:En esta etapa, los términos del contrato son cumplido de acuerdo con los derechos y obligaciones de cada parte. Puede ser necesario incluir revisiones y aditivos al documento.
• Cierre: Cuando los contratos llegan a su fin, es la hora de revisarlos para verificar si hay alguna obligación o deber aun no cumplidos. Si hay asuntos pendientes, estos necesitan ser renegociados y cumplidos, si no, el contrato puede ser cerrado.

¿Por qué, entonces, hacer la gestión de contratos?

Todas las etapas de un contrato descritas anteriormente necesitan ser acompañadas para que no ocurra ningún problema, demandando gran atención en el día a día.

Al hacer la gestión de contratos, es posible anticipar y minimizar posibles perjuicios para el negocio evitando daños, por ejemplo a través de la re-negociación de cláusulas o plazos antes que las penalizaciones sean aplicadas.

Además, permite que la empresa se organice financieramente y en relación a los plazos de entrega/recepciones de mercancías, reduce la posibilidad de perjuicios financieros, pudiendo, inclusive, ser responsable por aumentar la rentabilidad, reduce la abertura de acciones judiciales, lo que promueve más seguridad y respaldo jurídico al negocio y puede crear un ambiente organizacional más saludable y eficiente, ya que permite la economía de tiempo de trabajo y proporciona una relación mejor entre proveedor y contratante.

¿Cómo utilizar la gestión de contratos?

Para que se tenga control de los detalles de lo que está sucediendo, es necesario tener la visión de todo. Y el modo más simple de hacer esto es concentrando las informaciones en un único lugar, facilitando la visualización de cada etapa del contrato, sus pendientes, sus plazos y el porcentaje de obligaciones y deberes cumplidos.

El IContract, por ejemplo, es un módulo de administración de contratos nativo para SAP Business One. En él, es posible acompañar cada una de las etapas en detalle, controlar los pendientes siguientes, acrecentar revisiones y aditivos contractuales e, inclusive, realizar anulaciones parciales o totales tanto con clientes como con proveedores.

Si usted quiere más consejos de como optimizar la gestión de sus contratos o de sus clientes, hable con nosotros.