Toda empresa, pequena ou grande, precisa gerir contratos. O modo como essa gestão é realizada é que será determinante para o sucesso ou para os problemas de reputação dos negócios no mercado em que estão inseridos.
Além disso, a gestão de contratos deve monitorar o cumprimento dos acordos estabelecidos com clientes e fornecedores desde o momento de negociação até o encerramento dos itens estabelecidos. Por isso essa atividade é tão estratégica para os negócios.
Quer conhecer alguns benefícios da gestão de contratos bem executada? Separamos alguns insights para você!
Economia
Monitorar cada uma das etapas do ciclo de vida dos contratos de uma empresa é uma tarefa que toma muito tempo dos gestores e de suas equipes. Ao concentrar todas as informações em um módulo de gestão de contratos dentro do SAP, por exemplo, é possível que todas as pessoas envolvidas acessem e acompanhem facilmente as etapas do documento.
Com isso, não estamos falando apenas em uma economia de tempo, já que a automatização dessa tarefa agiliza o controle de tarefas dentro de cada etapa, mas também de uma economia financeira, já que serão evitadas, por exemplo, multas e penalidades por atrasos ou cláusulas descumpridas.
Produtividade
Quando monitorar as etapas de um contrato é uma tarefa que envolve pessoas de mais de uma área da empresa, os processos e tomadas de decisões relacionadas ao documento podem ser agilizados ao se automatizar a gestão de contratos e, assim, a produtividade da organização como um todo melhora.
Uma das vantagens, por exemplo, é que todas as pessoas envolvidas com um determinado documento serão notificadas quando houver alguma alterações, aditivos ou prazos, permitindo que todos estejam cientes.
É uma forma de proporcionar uma visão mais ampla do negócio e do que deve ser realizado para o cumprimento dos contratos, com o foco no sucesso da empresa. Mais organização e clareza significa menos tempo gasto entendendo o que deve ser feito e mais tempo para realizar as tarefas, aumentando a produtividade da operação.
Segurança de informações
Um dos principais propósitos de um contrato é respaldar legalmente as partes envolvidas em relação aos itens acordados. Por isso é importante prezar pela segurança das informações.
Fazer uma boa gestão de contratos é acompanhar cada passo da execução e registrar cada mudança de forma transparente e acessível para todas as pessoas envolvidas, criando um histórico para se resolver divergências de forma que satisfaça os interesses dos envolvidos.
Ao automatizar essa tarefa, além de conseguir manter esse histórico e possibilitar a visualização da situação de todas as partes do contrato, é possível restringir o acesso a pessoas autorizadas – e somente elas terão contato com informações, muitas vezes, sigilosas.
Fazendo a gestão de contratos
Ao automatizar o monitoramento com um módulo de gestão de contratos, as empresas economizam tempo e dinheiro, protegem informações estratégicas, e liberam seus colaboradores para focar em ações mais estratégicas, gerando ainda mais valor para os negócios.
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