Toda empresa, pequeña o grande, necesita administrar sus contratos. El modo como esta gestión es realizada es determinante para el éxito o para los problemas de reputación de los negocios en el mercado en que están insertados.
Además, la gestión de contratos debe monitorizar el cumplimiento de los acuerdos establecidos con clientes o proveedores desde el momento de negociación hasta el cierre de los puntos establecidos. Por esto esta actividad es tan estratégica para los negocios.
¿Quiere conocer algunos beneficios de la gestión de contratos bien ejecutada? !Separamos algunos insights para usted!
Economía
Monitorizar cada una de las etapas del ciclo de vida de los contratos de una empresa es una tarea que toma mucho tiempo de los gestores y de sus equipos. Al concentrar todas las informaciones en un módulo de gestión de contratos dentro del SAP, por ejemplo, es posible que todas las personas involucradas accedan y acompañen fácilmente las etapas del documento.
Con esto, no estamos hablando apenas de una economía de tiempo, ya que la automatización de esta tarea agiliza el control de las tareas dentro de cada etapa, y si también de una economía financiera, ya que serán evitadas, por ejemplo, multas y penalidades por atrasos o cláusulas incumplidas.
Productividad
Cuando monitorizar las etapas de un contrato es una tarea que envuelve personas de más de una área de la empresa, los procesos y toma de decisiones relacionadas al documento pueden ser agilizados al automatizarse la gestión de contratos y así, la productividad de la organización como un todo mejora.
Una de las ventajas, por ejemplo, es que todas las personas involucradas con un determinado documento serán notificadas cuando haya alguna alteración, aditivos o plazos, permitiendo que todos estén informados.
Es una forma de proporcionar una visión más amplia del negocio y de lo que debe ser realizado para el cumplimiento de los contratos, con foco en el éxito de la empresa. Más organización y claridad significa menos tiempo gastado entendiendo lo que debe ser hecho y más tiempo para realizar las tareas.
Seguridad de las informaciones
Uno de los principales propósitos de un contrato es respaldar legalmente a las partes involucradas en relación a los puntos acordados. Por eso es importante vigilar por la seguridad de las informaciones.
Hacer una buena gestión de contratos es seguir cada paso de la ejecución y registrar cada cambio de forma transparente y accesible a todas las personas involucradas, creando un histórico para resolver divergencias de forma que satisfaga los intereses de los involucrados.
Al automatizar esta tarea, además de conseguir mantener este histórico y permitir la visualización de la situación de todas las partes del contrato, es posible restringir el acceso a personas autorizadas – y solamente estas tendrán contacto con informaciones, muchas veces, sigilosas.
Haciendo la gestión de contratos
Al automatizar la monitorización con un módulo de gestión de contratos, las empresas economizan tiempo y dinero, protegen informaciones estratégicas, generando aun más valor a sus negocios.
Si usted quiere conocer estas y otras funcionalidades de IContract converse con un Inventer para entender como integrar este módulo nativo al SAP Business One.
